Otomatisasi proses bisnis terdengar seperti urusan perusahaan besar. Padahal yang dimaksud sederhana: membuat pekerjaan yang diulang terus-menerus berjalan sendiri, supaya orang Anda bisa mengerjakan hal yang lebih penting.
Tulisan ini menjelaskan apa itu otomatisasi proses bisnis, cara memilih proses mana yang layak diotomasi lebih dulu, dan kesalahan yang paling sering terjadi.
Apa Itu Otomatisasi Proses Bisnis?
Otomatisasi proses bisnis adalah cara membuat rangkaian pekerjaan berjalan tanpa dikerjakan manual setiap kali. Bukan mengganti orang, tapi mengambil alih bagian yang memang tidak butuh pertimbangan.
Contoh paling sederhana: formulir pesanan masuk, datanya otomatis pindah ke daftar pesanan, pelanggan otomatis menerima pesan konfirmasi, dan tim gudang otomatis melihatnya di daftar kerja mereka. Tidak ada orang yang menyalin data di tengah rangkaian itu.
Tanda Proses Anda Layak Diotomasi
Tidak semua pekerjaan layak diotomasi. Ini tandanya kalau layak:
- Berulang. Dikerjakan tiap hari atau tiap minggu dengan langkah yang sama.
- Aturannya bisa dijelaskan. Kalau Anda bisa menerangkannya ke karyawan baru dalam sepuluh menit, biasanya bisa diotomasi.
- Datanya sudah ada. Dalam bentuk apa pun, termasuk foto dan pesan WhatsApp.
- Kesalahannya mahal. Salah ketik satu angka yang baru ketahuan akhir bulan.
Sebaliknya, kalau tiap kasus selalu butuh pertimbangan berbeda, jangan diotomasi penuh. Cukup dibantu sebagian.
Lima Proses yang Paling Sering Diotomasi
- Pencatatan dokumen. Nota, struk, dan formulir difoto, isinya dibaca, lalu masuk ke pembukuan. Yang tidak terbaca jelas ditandai untuk diperiksa orang.
- Laporan rutin. Data dikumpulkan dari beberapa tempat, dihitung, lalu dikirim ke WhatsApp atau email pada jam tertentu.
- Tindak lanjut pelanggan. Pesan susulan terkirim sesuai jeda yang disepakati, dan berhenti sendiri begitu orangnya membalas.
- Penyaringan berkas. Lamaran kerja, pengajuan, atau masukan pelanggan dibaca lalu diberi nilai dan catatan.
- Absensi dan penggajian. Kehadiran tercatat dari HP dengan foto dan titik lokasi, lalu angka itu yang dipakai menghitung tunjangan dan potongan.
Cara Memilih Mana yang Dikerjakan Duluan
Ini bagian yang menentukan berhasil tidaknya. Banyak yang gagal karena memulai dari proses yang paling rumit.
1. Catat prosesnya apa adanya
Termasuk langkah-langkah yang tidak pernah tertulis di aturan resmi, tapi selalu dikerjakan. Biasanya justru di situ letak masalahnya.
2. Hitung jam kerjanya
Berapa jam per bulan habis di proses itu? Kalikan dengan jumlah orang yang mengerjakan. Angka ini yang nanti dibandingkan dengan biaya membangunnya.
3. Dahulukan yang dampaknya besar tapi sederhana
Bukan yang paling rumit, dan bukan juga yang paling gampang tapi tidak berpengaruh. Cari yang di tengah: jam kerjanya banyak, tapi aturannya jelas.
Kalau setelah dihitung ternyata proses itu cuma memakan dua jam per bulan, jangan diotomasi. Biaya membangunnya tidak akan kembali.
Empat Kesalahan yang Sering Terjadi
- Langsung dipakai penuh tanpa diuji. Alur baru sebaiknya dijalankan berdampingan dengan cara lama dulu, memakai data asli, lalu hasilnya dibandingkan.
- Tidak ada yang tahu saat alurnya mati. Otomasi yang berhenti diam-diam lebih berbahaya daripada tidak punya otomasi. Pasang pemberitahuan otomatis.
- Semua dibangun di akun penyedia jasa. Kalau data dan akunnya bukan atas nama perusahaan Anda, Anda terikat selamanya.
- Keputusan berisiko ikut diotomasi. Pembayaran, penolakan, dan apa pun yang sulit dibatalkan harus berhenti dulu menunggu persetujuan orang.
Berapa Biayanya?
Dihitung per alur, bukan paket besar di muka. Yang menentukan besarnya: berapa banyak langkah dalam alur itu, berapa aplikasi yang harus disambungkan, dan seberapa rapi data Anda sekarang.
Selain itu ada biaya bulanan untuk layanan AI dan servernya, dibayarkan langsung ke penyedianya atas nama perusahaan Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bedanya otomatisasi proses bisnis dengan AI?
Otomatisasi mengurus langkah yang aturannya pasti. AI dipakai untuk bagian yang bentuknya tidak rapi, seperti membaca foto nota atau memahami pertanyaan pelanggan. Banyak alur memakai keduanya.
Perlu mengganti aplikasi yang sudah kami pakai?
Biasanya tidak. Yang dikerjakan justru menyambungkan aplikasi yang sudah ada, supaya datanya tidak perlu dipindahkan manual.
Berapa lama sampai jalan?
Alur sederhana biasanya dua sampai tiga minggu sejak akses tersedia. Yang menyambung banyak aplikasi bisa lebih lama.
Apakah karyawan akan dikurangi?
Yang diambil alih adalah pekerjaan menyalin dan mengetik ulang. Di klien kami, jumlah orangnya tetap, yang berubah isi pekerjaannya.
Kalau kami berhenti memakai jasa penyedianya?
Alur, data, dan akunnya harus tetap milik Anda, dan cara kerjanya bisa dibaca tim mana pun. Pastikan ini disepakati sejak awal.
Mulai dari Proses yang Paling Memakan Waktu
Ceritakan satu pekerjaan yang paling membosankan di tim Anda. Biasanya dari situ ketahuan berapa jam yang sebenarnya terbuang tiap bulan.
Lihat jasa otomasi bisnis AI kami, atau baca dulu cara memilih konsultan AI. Untuk urusan karyawan dari lamaran sampai slip gaji, ada Human Capital AI. Pemetaan awalnya gratis, tanyakan lewat WhatsApp.